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基于信息技术的医院行政管理协调体系建设研究
提交者:九鼎医管发表时间:2021-6-17点击次数:13779来源:

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  医院行政管理人员在工作中利用网络通讯技术、计算机技术等现代化技术构建符合实际的行政管理协调体系,可以使医院的信息资源实现最大程度共享,通过对现有设备、技术、人才等资源进行充分挖掘和利用的基础上促进科学管理水平的提升,本文首先对行政管理协调体系的内涵进行阐述,再就建设该协调体系的重要性以及具体的建设路径进行讨论。
  
  一、行政管理协调体系的概述
  
  众所周知,行政管理主要是指企事业单位依据上级部门颁发的相关指示、制度、规定、条例以及国家的政策、方针等,根据单位实际情况制定管理策略從而进行管理的一项活动。而行政管理协调是指在对各资源进行协调的基础上展开行政管理,使行政管理取得理想效果。建立行政管理协调体系,具体来说,就是通过采取科学的方法和程序、配备合适的人员、设立合理的机构等方式,将协调、控制、指挥、组织等管理活动充分结合起来,实现管理效益最大化。
  
  二、医院利用信息技术建设行政管理协调体系的重要性
  
  (一)提升决策的科学性
  
  医院是一个时刻都在产生数据的场所,而医院利用信息技术建设行政管理协调体系,能够打破以前信息孤岛的局面,让各项业务数据能够实现流通。在这个基础上,管理人员能够进行有效的业务流程管理、文档管理、信息共享和管理等,并及时进行业务数据汇总,这些可以为医院相关部门的科学决策以及信息化管理提供重要依据。
  
  (二)提升管理流程规范性
  
  医院行政管理人员通过现代信息技术的介入,对EMR、PACS、LIS、HIS系统进行整合,借助辅助流程和核心流程信息共享平台共同分享信息。与从同时,在对科室实际情况充分考虑的基础上为其提供一站式服务。除此之外,所有与临床科室有关的工作,在审批或者申报的时候只需要一次即可。更重要的是,借助建立在信息技术之上的局域网络系统,可以自动处理审核签批、公文流转等有关行政事务。这样,工作程序得到极大的简化,而且职能部门之间的信息共享程度有所提高,这对提升行政工作效率有重要意义。
  
  (三)有效落实管理决策
  
  医院利用信息技术建设行政管理协调体系,可以在最短的时间内让处于不同岗位、不同工作部门的工作人员获取来自决策部门的各种资源和信息。尤其是突发公共卫生事件时,医院的医务人员、管理人员等可以通过信息平台在第一时间获得最新的治疗方案以及最新的消息,从而做到规范管理。相对于传统的行政管理,利用信息技术建设的行政管理协调体系,信息传送工作更加便捷,很多繁琐的中间程序得到简化,这样可以为快速、高效落实相关决策提供可靠的保障,医院的行政工作执行力度也在这个过程中得到极大的提高。
  
  三、利用信息技术建设医院行政管理协调体系的路径
  
  (一)利用信息技术加强业务管理
  
  首先,利用信息技术建设纸质资料、电子档案和信息化档案管理平台之间的转换通道,实现行政管理协调。在具体的工作中,管理人员可以利用扫描、录入等多媒体技术针对电子数据资料进行整理并建立档案,这样可以为档案资料的归档、保存、查阅、查询提供极大的便利,还可以防止纸质文档因为各种人为或者环境因素被损坏。与此同时,管理人员应当根据实际情况备份电子信息,预防其遭受损坏。
  
  其次,利用信息技术建设薪酬管理平台并完善相关制度。薪酬管理是行政管理中的一项重要工作,程序繁琐,很容易出现差错。在互联网时代下,管理人员可以利用信息技术的优势对其进行完善,比如在对医院工作人员薪酬充分考核的基础上利用office中的excel表格进行记录并完成考核,这样不仅可以降低统计差错的风险,还能有效缩短工时。
  
  再则,利用信息技术建设并完善考勤、考核平台。在实际工作中,管理人员可以利用信息技术对考核指标以及考勤管理进行自动关联,并通过电子录入的方式录入管理办公中的重要数据和相关文件。借助office等软件对产生的数据进行处理,这样可以有效预防人为差错。此外,还可以通过计算机具备的查询功能对相关文件进行寻找,这样既可以缓解工作压力,又能让工作时间大大缩短。
  
  最后,利用信息技术建立公文管理平台。医院行政管理中经常涉及到下发、传阅公文等事务,管理人员可以利用信息技术建立公文管理平台,对医院内部的公文收发、传阅以及下发等事务进行自动处理,并建立电子文件存档,方便日后的查阅、查询和归档。


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  (二)利用信息技术加强沟通联络
  
  首先,建立论坛交流平台。在行政管理工作中,经常涉及到思想沟通、问题讨论等工作,信息化时代下,工作人员可以利用信息技术建设论坛交流平台,为工作人员提供用于信息交流、思想沟通、问题讨论的平台。建立在信息技术之上的论坛交流平台具有实时性与交互性,医院行政管理人员可以在该平台上发起相关话题,如最新的热点新闻、学术动态等,组织职员自由讨论,这样不仅可以营造良好的工作氛围,还能增强医院凝聚力。
  
  其次,建立资源共享平台。在传统的医院行政管理工作中,由于信息孤岛现象的存在,很多部门之间经常出现重复劳动的问题。互联网时代下,工作人员可以利用信息技术建立资源共享平台,从而有效减少部门间重复劳动问题的发生。借助该平台,所有人员能够下载信息,在第一时间掌握第一手资料,从而做出相关决策,这对提升行政管理效率有重要意义。
  
  再则,建立会议管理平台。会议管理包括查询会议室的使用情况以及会议室的使用登记、预约申请等。在实际工作中,工作人员能够利用信息技术建立会议管理平台,通过该平台提供会议通知、会议室查询、会议室预定等服务,这样可以让参会人员第一时间得到通知,而且还可以通过该平台高效记录会议中的重点内容,形成会议记录,为日后的查询、整理提供方便。
  
  最后,建立信息发布平台。在实际工作中,行政管理人员可以根据学术讲座安排、业务考核通知、行政管理通知等不同的信息内容,为医疗、护理、后勤人员等不同信息受众设置不同专栏,并且滚动显示相关信息,这样可以有效缩短信息传送的时间、空间距离。
  
  (三)利用信息技术辅助个人办公
  
  个人办公是行政管理工作中不可忽视的一部分,在实际工作中,可以通过信息技术建立个人办公管理平台,包括个人邮箱、消息机制、个人风格、业务审批、待办文件、业务申请、工作管理、日常安排、待办事宜的管理等,在这个基础上建立高效协调的电子办公模式。在日常办公过程中,根据实际情况提供个人笔记本和文件夹,为办公管理的信息化和数字化奠定基础,对管理系统用户的时间进行统筹管理,并科学规划工作安排,除此之外,在出现临时变动的情况下能够及时调整日程安排。用户可以将自己平时工作中收集的信息、做过的工作、积累的文摘等放置到系统用户网上文件夹中,便于查阅相关文件,实现工作效率的提升。
  
  综上所述,医院利用信息技术建立行政管理协调体系,能够提升管理工作效率、实现办公自由化,还能提升管理精细化程度,对于持续改进医院质量有重要意义,应当予以推广和实施。
  
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